Etika undangan digital: sopan, kapan dikirim, dan soal rekening

Undangan digital sudah lazim untuk teman dan rekan kerja. Yang masih sering membuat pasangan ragu adalah tiga hal: orang tua dan kerabat yang lebih tua, waktu pengiriman, dan rekening di undangan.

Apakah undangan digital sopan untuk orang tua dan atasan?

Sopan, asal pesannya ditulis untuk orang itu. Undangan digital terasa kurang hormat kalau pesan yang sama dikirim ke semua orang tanpa nama.

Untuk tamu yang lebih tua atau lebih senior:

• Tulis nama dan sapaan lengkap: "Yth. Bapak Haji Sutrisno".
• Pakai kalimat yang mengakui bahwa undangan dikirim lewat pesan, misalnya "Tanpa mengurangi rasa hormat, perkenankan kami menyampaikan undangan melalui pesan ini."
• Kenalkan diri kalau tamu mungkin tidak menyimpan nomor pengirim: "Saya Rina, putri Bapak Darmawan."

Contoh lengkapnya ada di kata-kata undangan pernikahan online lewat WA.

Kapan tetap perlu undangan cetak atau datang langsung

Ada tamu yang lebih nyaman menerima undangan dengan cara lama. Biasanya:

• kakek, nenek, dan kerabat sepuh yang jarang memakai WhatsApp;
• tokoh yang dihormati keluarga, seperti guru ngaji, pendeta, atau sesepuh kampung;
• keluarga yang akan diminta membantu acara.

Untuk mereka, undangan digital bisa menjadi pelengkap. Orang tua mempelai bisa mengantar undangan cetak atau datang langsung. Link dikirim sesudahnya, supaya tamu punya peta dan jadwal di HP.

Kapan undangan dikirim

Pegangan yang umum dipakai: sekitar dua minggu sebelum hari-H untuk tamu dalam kota, dan sekitar satu bulan sebelumnya untuk tamu luar kota (Michelle Renata, Parler Studio, dikutip Fimela).

Tamu luar kota butuh waktu lebih panjang untuk memesan tiket, mengatur cuti, atau mencari penginapan. Kalau acara jatuh di musim ramai, seperti setelah Lebaran, kirim lebih awal lagi.

Mengirim terlalu dini juga punya risiko. Undangan yang datang tiga bulan sebelumnya mudah terlupa, jadi kirim ulang pengingat menjelang hari-H.

Mengingatkan tamu tanpa terasa mengganggu

Satu pengingat sudah cukup, sehari atau dua hari sebelum acara. Isinya pendek:

Yth. Bapak/Ibu [Nama Tamu], kami ingin mengingatkan acara pernikahan kami besok, [Hari, Tanggal], pukul [Jam] di [Tempat]. Peta lokasi ada di undangan: [Link Undangan]. Terima kasih.

Kirim pengingat hanya ke tamu yang belum menolak. Tamu yang sudah mengisi "tidak bisa hadir" tidak perlu diingatkan lagi.

Mencantumkan rekening atau QRIS

Sebagian tamu, terutama yang tidak bisa datang, memang mencari nomor rekening. Yang membuatnya terkesan meminta biasanya cara penulisannya.

Beberapa pegangan:

• Taruh di bagian terpisah, setelah informasi acara. Jangan di pesan WhatsApp.
• Pakai kalimat pengantar yang menyerahkan pilihan ke tamu, misalnya: "Doa restu Bapak/Ibu adalah hadiah bagi kami. Bagi yang ingin memberikan tanda kasih, dapat melalui:"
• Tulis nama pemilik rekening dengan jelas, supaya tamu yakin uangnya sampai ke mempelai.
• Hindari kata "transfer" di judul bagian. Judul seperti "Hadiah" atau "Tanda kasih" lebih halus.

Di Sampul, bagian Hadiah bersifat opsional. Pasangan bisa mengisi sampai enam rekening, gambar QRIS milik sendiri, dan alamat pengiriman kado, atau menyembunyikan bagian itu sama sekali. Nomor rekening ditampilkan dalam kelompok empat digit dengan tombol salin, supaya tamu tidak salah ketik.

Kalau keluarga besar menganggap rekening di undangan kurang pantas, sembunyikan bagian Hadiah dan bagikan nomornya hanya kepada yang bertanya.

Pilih tema undangan digital yang sesuai acara, atau lihat harga undangan digital Sampul.